(I) Chequeo visual externo:
Cuando los productos que le compramos a otras empresas llegan a nuestras bodegas, lo más importante antes de descargarlas es verificar que toda la mercancía llegue en buen estado, es decir, revisar las condiciones de arribo de cada una. Este breve chequeo lo hacemos mediante la comprobación visual de las condiciones del embalaje de cada producto.
(II) Documentación de comprobación: Para dar entrada a la mercancía en nuestro stock y en el circuito, hacemos lo siguiente:
Creamos un documento de entrada basado en el pedido de adquisición que hicimos a nuestro proveedor, de manera que podamos enlazarlo con el albarán de entrega (o packing list) al llegar la mercancía. Comparamos este documento con el albarán de entrega de mercancía, y comprobaremos que las referencias y cantidades coinciden con lo solicitado. En caso de que todo esté bien, firmamos el albarán asegurando que lo recibimos.
En caso de posibles sobrantes y faltantes, realizamos las modificaciones oportunas en el documento de entrada con los creando un documento anexo en el caso de que queramos devolver al proveedor alguno de los materiales recibidos y no solicitados o en el caso de que no coincidan las cantidades indicadas en el albarán con lo realmente recibido.
Con este documento será con el que realizaremos el conteo de la mercancía recibida punteando referencias y cantidades.
(III) Chequeo interno de producto: Cuando recibamos el documento de entrada y procedamos al chequeo, actuaremos de la siguiente manera:
Desembalar los productos poniendo especial cuidado en no dañar la mercancía con herramientas de corte y conservaremos el residuo hasta el final del proceso.
Separamos los distintos productos para identificarlos y clasificarlos según su tamaño y forma, una vez separado, comprobaremos, una por una, que toda la mercancía recibida, coincide en referencia y cantidad, anotando en el documento de entrada las diferencias que encontremos.
Identificamos los productos con nuestro registro con el fin de poderla ubicar en nuestro almacén de manera que se localice de forma rápida y sencilla.
Devolvemos el documento de entrada debidamente cumplimentado con los datos requeridos y con las posibles discrepancias a nuestra administración para que realice las modificaciones oportunas, modifique las cantidades que vamos a recepcionar y avise al proveedor de los faltantes o para que retire los sobrantes.
Una vez finalizado este proceso, las cantidades sobrantes quedarán en la zona de recepción hasta que sean tratadas. Este tratamiento, consistirá en que nos entregarán un documento de entrada por las cantidades sobrantes para que podamos identificarlo y ubicarlo, o un documento de devolución que adjuntamos a la mercancía que no vamos a incorporar al almacén y que dejaremos en una zona destinada a tal fin bien identificada, embalada y accesible para cuando el proveedor pase a retirarla.
